Nội dung
Có khá nhiều đơn vị vẫn sử dụng phần mềm quản lý học phí Excel (quản lý học phí bằng Excel) để quản lý trường học, trung tâm. Sử dụng Excel không mất tiền trong quá trình sử dụng, dễ dàng cài đặt. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả trong quá trình quản lý thu học phí Excel người dùng phải giỏi chuyên môn và nghiệp vụ. Và cũng phải nắm rõ được quy mô hoạt động của trung tâm, trường học để sắp xếp chúng theo quy trình logic.
Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý học phí.
Hiện nay có khá nhiều đơn vị trường học trung tâm ngay từ khi mới mở đã sử dụng các phần mềm quản lý học phí.
Hệ thống quy trình khoa học giúp tiết kiệm thời gian hơn. Quá trình quản lý được thực hiện tự động, chính xác. Việc theo dõi các khoản học phí, thu chi của trường học, trung tâm được theo dõi đầy đủ, chi tiết, sát sao tránh thất thoát. Do đó, các trung tâm đã lựa chọn phần mềm quản lý học phí azapp.me ngay từ khi khai trương trung tâm.
Mẹo để tăng hiệu quả quản lý học phí khi sử dụng phần mềm Excel.
Sử dụng thành thạo Excel.
Excel là phần mềm office khá phổ biến đối những người dùng máy tính. Đối với chức vụ quản lý thì việc sử dụng thành thạo Excel là khá cần thiết. Bởi Excel có thể cho bạn tính toán được nhóm được đối tượng và số liệu khá rõ ràng.
Khi đảm nhiệm là người quản lý thu chi học phí trung tâm, trường học bạn cần phải sử dụng thành thạo Excel. Bởi các hàm tính của Excel là khá tương đồng nhau. Nếu như bạn không hiểu rõ được mục đích tính có thể dẫn đến nhầm, kết quả bị sai lệch.
Các hàm Excel sử dụng trong quản lý học phí.
- Hàm SUM: Tính tổng của một tập hợp các giá trị.
- Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng của một tập hợp các giá trị.
- Hàm MAX: Tìm giá trị lớn nhất trong một tập hợp các giá trị.
- Hàm MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất trong một tập hợp các giá trị.
- Hàm COUNT: Đếm số lượng các giá trị trong một tập hợp.
- Hàm IF: Kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đó đúng và một giá trị khác nếu điều kiện đó sai. =IF(điều kiện, giá trị nếu đúng, giá trị nếu sai)
- Hàm VLOOKUP: Tìm kiếm một giá trị trong một dãy và trả về giá trị tương ứng trong cột khác.
= VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
Lookup_value là giá trị cần tìm kiếm trong bảng dữ liệu.
Table_array là phạm vi của bảng dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm giá trị.
Col_index_num là chỉ số của cột trong bảng dữ liệu mà bạn muốn trả về giá trị tương ứng. Chỉ số đếm bắt đầu từ cột đầu tiên trong phạm vi bảng dữ liệu.
Range_lookup là một giá trị tùy chọn, có thể là đúng hoặc sai. Nếu Range_lookup là đúng, Excel sẽ tìm kiếm giá trị chính xác hoặc gần giá trị cần tìm. Nếu Range_lookup là sai hoặc bị bỏ trống, Excel sẽ tìm kiếm giá trị chính xác.
- Hàm CONCATENATE: Kết hợp nhiều chuỗi văn bản thành một chuỗi duy nhất.
- Hàm LEFT: Trích xuất một số ký tự từ vị trí bên trái của một chuỗi văn bản.
- Hàm RIGHT: Trích xuất một số ký tự từ vị trí bên phải của một chuỗi văn bản.
Các hàm Excel nâng cao thường dùng trong quản lý học phí.
- Hàm INDEX: trả về giá trị của một ô trong một mảng hoặc bảng dữ liệu, dựa trên vị trí của hàng và cột.
- Hàm MATCH: tìm kiếm giá trị của một ô trong một mảng hoặc bảng dữ liệu, và trả về vị trí của giá trị đó.
- Hàm SUMIF và SUMIFS: tính tổng của các giá trị trong một phạm vi dựa trên một hoặc nhiều điều kiện.
- Hàm AVERAGEIF và AVERAGEIFS: tính trung bình cộng của các giá trị trong một phạm vi dựa trên một hoặc nhiều điều kiện.
- Hàm COUNTIF và COUNTIFS: đếm số lượng ô trong một phạm vi dựa trên một hoặc nhiều điều kiện.
- Hàm IFERROR: kiểm tra một giá trị và trả về giá trị thay thế nếu giá trị đó là lỗi.
- Hàm CONCATENATE: kết hợp nhiều giá trị thành một chuỗi.
- Hàm TEXT: chuyển đổi giá trị sang định dạng văn bản.
- Hàm ROUNDUP và ROUNDDOWN: làm tròn một số lên hoặc xuống đến một số chữ số nhất định.
- Hàm LEFT và RIGHT: trích xuất một số ký tự ở bên trái hoặc phải của một chuỗi.
Những tiện ích mở rộng khác của Excel.
Mặc dù tiện ích hoàn toàn không là những hàm tính nâng cao. Nhưng việc sử dụng các tính năng có thể giúp bạn đơn giản hơn trong các trường học quản lý thu chi.
Sử dụng các add-ins.
Excel có rất nhiều add-ins có sẵn cho việc mở rộng tính năng của phần mềm. Bạn có thể tìm kiếm các add-ins phù hợp với nhu cầu của mình và cài đặt chúng để sử dụng.
Sử dụng macro.
Bạn có thể sử dụng macro để tạo các lệnh và chức năng tùy chỉnh trong Excel. Macro giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất quản lý dữ liệu.
Sử dụng Power query và Power pivot.
Power query và power pivot là hai add-ins của Excel. Nó cho phép bạn kết hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và tạo ra các báo cáo đa chiều và đồ thị phức tạp hơn.
Sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu khác.
Bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu khác để mở rộng quản lý dữ liệu của mình. Chẳng hạn như các ứng dụng phần mềm quản lý học phí chuyên nghiệp. Phần mềm quản lý học phí azapp.me giúp bạn tối ưu hiệu quả trong quá trình quản lý học sinh.
Dễ thấy việc sử dụng phầm mềm quản lý thu học phí Excel không đáp ứng hoàn toàn được yêu cầu quản lý của trung tâm, trường học. Một phần do các công thức được sử dụng trong Excel chưa đáp ứng hết được nhu cầu quản lý thu chi học phí. Phần nữa sử dụng phần mềm quản lý học phí để các PH thanh toán, quản lý học phí được dễ dàng hơn.
Tham khảo: lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý học phí Excel, lựa chọn phần mềm quản lý học phí bằng Excel
