Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết và chuyên nghiệp.

Quy trình tổ chức sự kiện giúp khách hàng và đơn vị tổ chức sự kiện tiết kiệm thời gian, ngân sách mà vẫn tạo được dấu ấn đối với khách mời tham dự. Phải luôn thực hiện theo trình tự các bước.

Hiện nay ngành tổ chức sự kiện đang trên đà phát triển. Các đơn vị tổ chức sự kiện dành được nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp. Nếu như trước kia sự kiện chỉ xuất hiện ở các đám cưới hoặc doanh nghiệp tổ chức tiệc tất niên cuối năm. Thì nay các sự kiện như giới thiệu sản phẩm, họp báo, party… đã phổ biến được khách hàng quan tâm nhiều hơn. Nhiều công ty tổ chức sự kiện đầu tư phát triển năng lực nhân viên để lại nhiều ấn tượng tốt đẹp với khách hàng. Do đó các công ty tổ chức sự kiện ngày càng phát triển, mở rộng quy mô.

Quy trình tổ chức sự kiện của công ty, đơn vị tổ chức sự kiện.

Làm việc theo quy trình sẽ giúp cho đơn vị chuyên tổ chức sự kiện nắm bắt được nhu cầu của khách hàng. Đồng thời mang lại kết quả đúng nhu mong muốn của quý khách. Một số đơn vị có thể chia nhỏ các bước hoặc gộp lại dựa trên kinh nghiệm làm việc. Nhưng để đạt được hiệu quả cao nhất thì quy trình tổ chức sự kiện nên thực hiện theo 7 bước như sau.

Tiếp nhận và hiểu rõ nhu cầu, yêu cầu của khách hàng.

Hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của sự kiện. Bởi mỗi sự kiện diễn ra đều có một mục đích khác nhau. Khi đơn vị tổ chức sự kiện hiểu sâu và rõ mục đích của chương trình. Thì việc lập kế hoạch, lên chương trình mới chuẩn chỉnh. Quá trình này rút ngắn thời gian chỉnh sửa để phù hợp với mục đích của khách hàng. Quá trình trao đổi, tiếp cận với khách hàng để làm rõ những câu hỏi sau:

  • Loại hình tổ chức sự kiện (họp báo, giới thiệu sản phẩm, hội thảo, tiệc sinh nhật,…)
  • Số lượng khách mời tham dự.
  • Thời gian, địa điểm tổ chức.
  • Ngân sách dự kiến.
  • Mục tiêu, chủ đề của chương trình.
  • Lên ý tưởng thiết kế.

Sau khi tiếp nhận những thông tin từ khách hàng. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng cho chương trình. Ý tưởng cần sáng tạo nhưng phải đảm bảo đúng thông điệp của khách hàng muốn gửi gắm thông qua sự kiện.

Lên kịch bản chương trình sự kiện.

Kịch bản cần phải sáng tạo, hấp dẫn thu hút người tham dư. Dự trù những tình huống xấu có thể phát sinh, cách xử lý linh hoạt.
Kịch bản xuyên suốt của chương trình phải bám sát thông điệp của khách hàng. Trong kịch bản cũng cần có những nội dung sau:

  • Thiết kế hình ảnh chương trình, banner, backdrop hay màn hình led.
  • Thiết kế thư mời.
  • Kịch bản, lời dẫn chương trình cho MC.

Lập bảng phân chia nhân sự.

Sau khi đã có sự thống nhất kịch bản chương trình giữa khách hàng và đơn vị tổ chức sự kiện. phân chia nhân sự phù hợp với năng lực của nhân viên là việc làm tiếp theo. Bảng phân chia cần ghi rõ nội dung và nhiệm vụ của từng thành viên để đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng như kế hoạch.

Thi công sự kiện trước khi diễn ra.

  • Dàn dựng sân khấu (âm thanh, ánh sáng, backdrop).
  • Gửi thiệp mời tới khách hàng.
  • Thuê MC, ca sĩ/nhóm nhảy (nếu cần).

Tiến hành tổ chức sự kiện.

  • Tổ chức đón khách mời, check in.
  • Khai mạc sự kiện.
  • Quản lý, bám sát những nội dung đã định sẵn trong chương trình.

Tổng kết, đánh giá, báo cáo và rút kinh nghiệm.

Sau khi kết thúc chương trình sự kiện cần đánh giá dựa trên chương trình mục tiêu kế hoạch, thông qua kết quả:

  • Bao nhiêu người tham gia sự kiện.
  • Phản hồi của khách mời sau khi tham dự sự kiện.
  • Nhận xét đánh giá quá trình làm việc của các thành viên và rút kinh nghiệm.

Trên đây là bài chia sẽ quy trình tổ chức sự kiện nhằm mong muốn giúp bạn hiểu được công việc của các đơn vị tổ chức sự kiện. Cảm ơn các bạn đã quan tâm và theo dõi.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *