Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Excel?

Phần mềm quản lý bán hàng Excel có phù hợp với quy mô của doanh nghiệp bạn không? Để đưa ra sự lựa chọn chính xác và thông thái nhất bạn cần phải tìm hiểu thêm những điều về phần mềm Excel. Mặc dù so với các phần mềm khác phần mềm Excel giá rẻ nhưng chưa hẳn đã giúp bạn quản lý bán hàng hiệu quả.
Có quá nhiều phần mềm bán hàng nên việc lựa chọn phần mềm làm bạn khá phân vân trong việc ra quyết định. Bởi hầu hết các phần mềm tuy có những nét đặc trưng chung như giúp dễ dàng theo dõi quản lý được đơn hàng, doanh thu bán hàng. Bên cạnh đó nó có những ưu điểm khá nổi bật. Chúng ta hãy tìm hiểu những hạn chế và ưu điểm của phần mềm bán hàng Excel.
Phần mềm quản lý bán hàng Excel miễn phí.
Phần mềm quản lý bán hàng Excel miễn phí.

Các ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng Excel.

  • So với các phần mềm quản lý bán hàng khác thì phần mềm quản lý bán hàng Excel có chi phí thấp.
  • Có thể tải và dùng miễn phí.
  • Dễ dàng bẻ khoá phần mềm trong trường hợp phần mềm quản lý Excel có tính phí.
  • Thường dùng quản lý bán hàng của các doanh nghiệp có quy mô nhỏ quản lý đơn giản.
  • Tự tạo báo cáo theo yêu cầu mong muốn của người dùng.

Những điểm hạn chế của phần mềm quản lý bán hàng Excel.

Khả năng bảo mật thông tin của phần mềm Excel khá thấp.

Đầu tiên trong quá trình dùng thấy điểm bất ổn của phần mềm Excel đó là các dữ liệu chỉ lưu trữ trên một máy. Đồng nghĩa với nó là bảo mật thông tin khá thấp. Bên cạnh đó phần mềm cũng không lưu các lịch sử thao tác của người dùng. Nhà quản lý sẽ khó phát hiện gian lận của các nhân viên để truy cứu trách nhiệm. Nhân viên sẽ làm việc thiếu trách nhiệm có thể gây ra tình trạng thất thoát hàng của doanh nghiệp. Dẫn đến tình trạng doanh thu của doanh nghiệp bị thụt giảm mà có thể không tìm ra được nguyên nhân. Nhiều khi bạn đi du lịch bạn cũng cảm thấy lo lắng bất an về các nhân viên bán hàng và hoạt động của nhân viên do không kiểm soát chặt chẽ được. 
Hơn nữa phần mềm bán hàng Excel được lưu trữ trên 1 máy tính dùng chung cho cửa hàng. Để tránh tình trạng máy tính bị hỏng gây nguy cơ dữ liệu bán hàng bị mất bạn phải dành nguyên một máy tính để sử dụng phần mềm Excel. Tuy cách làm có thể  đảm bảo an toàn cho phần mềm bán hàng Excel nhưng lại gây lãng phí cho doanh nghiệp.
Excel phần mềm bán hàng.
Excel phần mềm bán hàng có là phần mềm thông minh.

Việc đồng bộ với các thiết bị khác kém.

Việc đồng bộ dữ liệu phần mềm bán hàng Excel kém. Nghĩa là không đồng bộ dữ liệu mạng nên tất cả dữ liệu đều được lưu vào một file trên máy tính. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ bán hàng của các nhân viên bán hàng tại cửa hàng. không chỉ nhân viên mất thời gian mà khách hàng cũng mất thời gian trong việc chờ đợi để tính tiền. Đây được xem là điểm trừ khá lớn của phần mềm bán hàng Excel.

Chức năng báo cáo doanh thu, hàng tồn kho còn bị hạn chế rất nhiều.

Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel.
Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel có thực sự đơn giản?

Chúng ta đều biết rằng Excel là một phần mềm office khá nổi tiếng của .. . Tuy nhiên việc giỏi tính doanh thu, thống kê lại còn phụ thuộc vào khả năng giỏi sử dụng các hàm tính. Chính vì vậy, nhiều người nói rằng thường làm việc trên Excel nhưng chưa có thể khẳng định giỏi trong việc lựa chọn các hàm tính từ các số liệu để cho ra kết quả chính xác. Do đó, khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Excel có thể bạn sẽ mất thêm nhiều thời gian để tìm kiếm, phân biệt các hàm tính toán khác nhau để đưa ra con số đúng và chính xác như mong muốn.
Chưa hết quá trình theo dõi và quản lý số liệu chỉ có thể tổng hợp báo cáo ở cuối kỳ. Do đó nhà quản lý, chủ doanh nghiệp sẽ gặp trở ngại trong quá trình theo dõi và quản lý số liệu một cách chi tiết. 

Các dữ liệu bán hàng không gắn kết mà lưu trữ rời rạc.

Dữ liệu phần mềm bán hàng Excel được lưu trữ rời rạc. Ở các file Excel không đảm bảo tính logic và an toàn. Vì vậy, việc tập hợp báo cáo tổng hợp và tham chiếu rằng buộc các dữ liệu sẽ mất thời gian người sử dụng. Mức độ chính xác cũng khó đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

Nhân viên phải nhập thủ công, dễ sai sót.

Khi sử dụng phần mềm bán hàng Excel người quản lý kho phải nhập thủ công lên toàn bộ phần mềm. Cách làm này dễ phát sinh những sai sót đáng tiếc khi số lượng hàng hoá quá lớn. Quá trình tìm kiếm những sai sót trên cũng khó do phải tự thao tác bằng tay. Mất thời gian và gia tăng sai lệch của nhân viên kho. Cũng chỉ do phần mềm quản lý bán hàng Excel chưa có công cụ tìm kiếm nhanh. 
 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *