Nội dung
- 1 Tại sao không nên quản lý trường mầm non bằng phương pháp thủ công.
- 1.1 Tốn nhiều thời gian và công sức.
- 1.2 Khó khăn trong việc kiểm soát và theo dõi.
- 1.3 Dễ dẫn đến sai sót và mất mát tài liệu.
- 1.4 Hồ sơ của các con khó bảo quản nguyên vẹn trong quá trình bảo quản.
- 1.5 Khó khăn trong việc tra cứu thông tin.
- 1.6 Trường khó quản lý được các khoản thu chi nội bộ của trường.
- 2 Vậy quy trình quản lý mầm non thủ công của học sinh trường mầm non thường được thực hiện như thế nào?
Quản lý trường mầm non phương pháp thủ công đã áp dụng từ rất nhiều năm. Liệu chúng ta có nên tiếp tục quản lý theo phương pháp truyền thống này?
Hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý học phí trường mầm non. Nhưng vẫn có nhiều đơn vị trường vẫn sử dụng cách quản lý trường mầm non theo cách truyền thống. Ngoài việc lo lắng phát sinh vấn đề trong quá trình sử dụng phần mềm. Lo lắng những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm. Khá nhiều đơn vị phân vân khi phải chi một khoản để mua phần mềm quản lý học phí mầm non.
Do đó, nhiều trường mầm non vẫn quyết định sử dụng cách quản lý mầm non theo cách truyền thống (thủ công) nhằm tiết kiệm chi phí thay cho các sử dụng phần mềm quản lý mầm non.
Tại sao không nên quản lý trường mầm non bằng phương pháp thủ công.
Vẫn biết công việc làm được thực hiện bằng thủ công có thể tạo ra được một số sản phẩm có nét độc đáo riêng cho sản phẩm. Chúng ta thường gọi là hanmade cho các sản phẩm thủ công này. Tuy nhiên đối với việc quản lý thì sẽ mất nhiều thời gian, nhiều trường hợp còn dẫn đến sai sót ảnh hưởng đến thâm hụt ngân sách. Không chỉ đơn thuần là thời gian quản lý. Quản lý thu học phí trường mầm non còn xuất hiện những tình trạng bất lợi như sau:
Tốn nhiều thời gian và công sức.
Nếu theo như cách quản lý truyền thống trước kia thì được ghi trên giấy như: phiếu thu, bảng kê, sổ sách… . Ngoài việc viết tay trực tiếp mất thời gian, nhân viên thu quỹ còn phải nghiên cứu cách sắp xếp lưu trữ khoa học. để ngay trường hợp cần thiết có thể tìm được luôn. Ngoài nghiệp vụ kế toán chuyên môn giỏi thủ quỹ con phải là người làm việc tỉ mỉ, cẩn thận và khoa học. Cũng để tránh tình trạng sai sót hoặc mất mát tài liệu vẫn có thể xảy ra mà không thể lường trước được. Trường mầm non có quy mô nhỏ thì đó không phải là điều đáng lo ngại. Những trường có quy mô lớn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn tiền của trường do xảy ra nhầm lẫn trong khi lập phiếu thu.
Khó khăn trong việc kiểm soát và theo dõi.
Việc quản lý học phí theo phương pháp truyền thống không cho phép nhà trường nắm bắt được các thông tin về học phí. Các khoản thu học phí không được theo dõi một cách chính xác và kịp thời. Điều này khiến cho quá trình kiểm soát và theo dõi học phí của nhà trường trở nên khó khăn.
Dễ dẫn đến sai sót và mất mát tài liệu.
Việc quản lý học phí bằng cách sử dụng các tài liệu giấy thủ công dễ dẫn đến sai sót, nhất là khi số lượng học sinh và học phí lớn. Hơn nữa, các tài liệu giấy cũng có thể bị mất, nhoè chữ theo thời gian, gây ra tình trạng mất mát thông tin về học phí.
Hồ sơ của các con khó bảo quản nguyên vẹn trong quá trình bảo quản.
Nhận hồ sơ khi vào trường và trả hồ sơ khi con ra trường. Là một công việc mà bất kỳ trường mầm non nào cũng phải thực hiện. Ở trường mầm non công lập thường các con học trong 3 năm. Trong khi đó các trường công lập đã nhận bé khi được 6 tháng. Những tài liệu liên quan đến con như học phí, thông tin hồ sơ của con phải được quản lý cho đến khi con ra trường. Nghĩa là có thể mất hơn 4 năm để bảo quản hồ sơ của con tại trường. Thủ quỹ và ban quản lý nhà trường lo lắng trong quá trình lưu trữ hồ sơ bởi thiên tai, mối mọt, chữ bị nhoè hoặc phai mực theo thời gian.
Khó khăn trong việc tra cứu thông tin.
Việc quản lý thông tin học phí bằng phương pháp truyền thống không cho phép nhà trường tra cứu thông tin liên quan đến học phí và thanh toán một cách nhanh chóng và thuận tiện. Nhân viên phải tốn thời gian để tìm kiếm thông tin trong các tài liệu giấy, dẫn đến việc giảm hiệu quả làm việc.
Trường khó quản lý được các khoản thu chi nội bộ của trường.
Ngoài việc quản lý thu chi của các con. Nhà trường cũng có các khoản thu chi nội bộ. Mặc dù không vì mục đích kinh doanh có lãi như các doanh nghiệp khác trên thị trường. Nhưng việc chi cần phải đảm bảo và phân bổ phù hợp theo ngân sách của trường để tránh nhằm giảm thiểu tình trạng trường bị thua lỗ, ngân sách không đủ chi dễ dẫn đến tình trạng trường phải giả thể. Thường gặp rất nhiều ở các trường mầm non còn đang non trẻ.
Vậy quy trình quản lý mầm non thủ công của học sinh trường mầm non thường được thực hiện như thế nào?
Học trường mầm non là khởi đầu cho quá trình học của tất cả mọi người. Nên có khá nhiều có thể hình dung được quy trình quản lý trường mầm non theo phương thức truyền thống.
Quy trình quản lý trường mầm non theo phương thức truyền thống có thể được mô tả như sau:
Tổ chức lưu trữ thông tin học phí.
Trường mầm non sử dụng các tài liệu giấy để lưu trữ thông tin học phí của học sinh, bao gồm phiếu thu, sổ sách, bảng kê, …
Tiếp nhận và xử lý thông tin học phí.
Khi phụ huynh đến trường thanh toán học phí, nhân viên sẽ lập phiếu thu và lưu trữ vào sổ sách, bảng kê để theo dõi thông tin học phí của học sinh.
Kiểm tra nợ học phí của học sinh.
Nhà trường sử dụng sổ sách, bảng kê để kiểm tra nợ học phí của học sinh và liên hệ với phụ huynh để thu hồi khoản nợ.
Tổng hợp và báo cáo thông tin học phí.
Khi kết thúc kỳ học, nhà trường sẽ tổng hợp thông tin học phí của từng học sinh và lập báo cáo.
Phản hồi và giải quyết khiếu nại của phụ huynh.
Nếu phụ huynh có khiếu nại liên quan đến học phí, nhà trường sẽ tiếp nhận và giải quyết.
Tóm lại, việc quản lý học phí của trường mầm non theo phương pháp truyền thống gặp phải nhiều khó khăn và hạn chế. Để giải quyết các vấn đề này, nhà trường nên sử dụng các phần mềm quản lý học phí hiện đại để quản lý học phí một cách thuận tiện, chính xác, nhanh chóng.
Kết luận: Sử dụng phần mềm quản lý học phí giúp các trung tâm và trường học quản lý được các vấn đề liên quan đến học phí nhanh chóng, dễ dàng. Những tính năng trong phần mềm quản lý học phí giúp các đơn vị quản lý được chính xác, hiệu quả nhất.
